آیا تا به حال مجبور شده‌اید به انبوهی از کاغذهای دست‌نویس یا چاپی مربوط به حضور و غیاب کارمندان خود رسیدگی کنید؟ آیا تاکنون با کارمندان ناامیدی که مجبورند با اشتباهات مربوط به حقوق و دستمزدشان کنار بیایند، سر و کار داشته‌اید؟ اگر پاسخ شما مثبت است بی‌شک برای مدیریت داده‌های حضور و غیاب شرکت خود به روشی دقیق و هوشمندانه‌تر نیاز دارید. با پیشرفت تکنولوژی می‌توانید از سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب هوشمندی استفاده کنید که تمام جزئیات حضور و غیاب کارمندانتان را بدون اشتباه و چالش ذخیره می‌کنند. ما در این راهنما قصد داریم به مزایا و اهمیت سیستم حضور و غیاب در شرکت‌ها و سازمان‌ها بپردازیم. با ما همراه شوید:
[irp posts=”13121″ ]
سیستم مدیریت حضور و غیاب چیست؟
ردیابی حضور و غیاب کارکنان یکی از وظایف اصلی منابع انسانی است. سازمان‌ها برای محاسبه حقوق، دستمزد و اندازه‌گیری بهره‌وری به سوابق دقیقی چون غیبت کارکنان، اضافه کاری و ساعات کاری کارمندان نیاز دارند. درواقع نرم افزارهای زمان‌بندی و حضور و غیاب، راهکارهای حضور و غیاب و زمان‌بندی را مطابق با الزامات شرکت‌ها ارائه می‌دهند. در این گونه از سیستم‌های منابع انسانی، ابزارها و قابلیت‌های بسیار متنوعی ارائه میشود. درحالی‌که یک نرم افزار مختص بررسی و ردیابی پروژه‌های شرکت است، نرم افزار دیگری می‌تواند به‌طور انحصاری به ردیابی حضور و غیاب کارکنان اختصاص یابد.
[irp posts=”13074″ ]
یک سیستم زمان‌بندی که بدون مدیریت حضور و غیاب است، تنها اطلاعاتی را در اختیار ما می‌گذارد که درباره ساعات کارکرد کارمندان است. تنظیمات این نوع سیستم‌ها، با سیستم‌های زمان‌بندی و حضور و غیابی که تاریخچه حضور و غیاب کارمندان و گزارش‌های لحظه‌ای و بدون خطا ارائه می‌دهند، متفاوت است. شما می‌توانید اطلاعات و گزارش‌های این چنینی را از طریق نرم‌افزارهای مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب یا فضای ابری نیز به دست آورید.
اهمیت وجود سیستم حضور و غیاب در سازمان‌ها
بی‌شک هر شرکت و سازمانی دو وجه تجاری دارد: یک وجه که با مشتری روبه‌رو است و وجه دیگر که در با کارمندان مرتبط است. نیروهای کار شما درحقیقت ضربان قلب کسب‌وکارتان هستند؛ زیرا بدون آن‌ها بهره‌وری و فروش نخواهید داشت. به همین دلیل، باید گزارش درستی از سوابق حضور و غیاب کارمندان خود داشته باشید. زمانی که درباره جنبه‌های بهره‌وری در محل کار و سودآوری یک سازمان صحبت میشود، به اهمیت سیستم حضور و غیاب پی می‌بریم. ردیابی حضور و غیاب کارکنان می‌تواند سبب رشد و شکوفایی یک شرکت در حوزه تجاری مربوط شود. همچنین تضمین‌کننده کارایی و عملکرد روان سازمان نیز هست. در این صورت یک سیستم حضور و غیابی که با نرم‌افزار حقوق و دستمزد شما سازگار است، وارد عمل میشود.
درواقع اهمیت سیستم حضور و غیاب برای هر کسب و کاری به این دلیل است که آمار و ارقام مشهودی را در اختیار مدیران می‌گذارد و آن‌ها می‌توانند تصمیم‌های مهمی را براساس این اعداد و ارقام بگیرند. این اعداد اغلب برای کمک به پیش‌بینی فروش، تقاضای نیروی کار، میزان ساعات در دسترس کارمندان و موارد دیگر استفاده میشود.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب
-
پیگیری عملکرد کارکنان
حضور و غیاب روزانه، معیاری بسیار مهم برای سنجش عملکرد است. زمان و تلاش روزانه کارمندان در نتایج عملکرد آن‌ها منعکس میشود. چنانچه عملکرد یا بهره‌وری کارمندان شما کاهش یابد، می‌توانید این موضوع را به حضور یا غیبت آن‌ها در محل کار نسبت دهید. نیروی کار شما می‌تواند براساس سابقه حضور در محل کار، پاسخ‌گوی عملکرد خود باشد. با استفاده از سیستم هوشمند حضور و غیاب، ورود و خروج کارمندان و تعداد دفعات حضور آن‌ها در محل کار مستند میشود؛ بنابراین به‌عنوان یک مدیر منابع انسانی، برای درک این فرایند نیازی به بررسی برگه‌های کاغذی یا شیت‌های اکسل نیست.
-
پردازش حقوق و دستمزد
مقوله «حقوق و دستمزد» و «حضور و غیاب» از یکدیگر جدا نیستند. برای محاسبه مبلغ دقیقی که باید به کارکنان پرداخت کنید، به سوابق دقیق حضور و غیاب آن‌ها نیاز دارید. این محاسبات شامل اضافه کاری کارمندان، ساعات خروج، مرخصی با حقوق، تعطیلات، مرخصی‌های ساعتی و موارد دیگر میشود. سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب می‌تواند تمام این فرایندها را برای شما انجام دهد. یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب ایده‌آل نیز با ماژول حقوق و دستمزد ادغام خواهد شد. به این ترتیب، وقتی حقوق و دستمزد ماهانه کارمندان خود را محاسبه می‌کنید، قبل از تعیین میزان دقیق حقوق برای هر کارمند می‌توانید تمام عوامل ذکرشده در بالا را در نظر بگیرید. در این صورت، با کارمندانی که همواره از محاسبات و حقوق نهایی خود شکایت دارند، روبه‌رو نمی‌شوید. در مواقع این چنینی، مزایا و اهمیت سیستم حضور و غیاب در سازمان‌ها را بیشتر درک می‌کنیم.
-
محاسبه غیبت
غیبت کارمندان می‌تواند خسارات هنگفتی را به سازمان‌ها وارد می‌کند. زمانی که کارمندان به‌طور مداوم غیبت داشته باشند، شرکت‌ها متحمل هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم می‌شوند. براساس یک مطالعه آماری این عامل سبب از بین رفتن سالانه ۲۲۵.۸ میلیارد دلار از کسب و کارهای آمریکایی میشود؛ به همین دلیل باید حضور و غیاب کارمندان را از نزدیک زیر نظر داشته باشید. البته بدیهی است نمی‌توانید همیشه این کار را انجام دهید؛ زیرا مدیران منابع انسانی مسئولیت‌های زیادی به عهده دارند. شما می‌توانید این کار را به سیستم‌های حضور و غیاب خودکاری بسپارید که به‌راحتی روزهای حضور کارمندان را نمایش می‌دهند. به این ترتیب می‌توانید این الگوها را تجزیه و تحلیل کنید و از کارمندان بخواهید پاسخ‌گو باشند. چنانچه آن‌ها خط مشی شرکت شما را نقض کنند، می‌توانید اخراجشان کنید تا از ضررهای بیشتر سازمان جلوگیری شود.
-
امکان مدیریت کارمندان از راه دور
زمانی که کارمندان در شیفت کاری خود هستند، برای داشتن اطلاعات دقیق و آنلاین درباره موقعیت مکانی آن‌ها می‌توانید از ویژگی GPS نرم افزار حضور و غیاب خود استفاده کنید. این ماژول به شما کمک می‌کند تا ببینید کارمندان شما از کجا وارد سیستم می‌شوند. از طریق این سوابق می‌توانید مطمئن شوید آن‌ها در مکان درست قرار دارند.
-
تعیین خط مشی‌های مختلف
همه بخش‌های یک سازمان، شرایط حضور و غیاب یکسان ندارند. اگرچه کل شرکت شما در یک چارچوب زمانی کار می‌کند، ممکن است زمان‌بندی تیم‌ها و کارمندان مختلف متفاوت باشد. هر چه کار انعطاف‌پذیرتر باشد، بخش‌های مختلف برنامه‌های منحصربه‌فردی ارائه می‌کنند که می‌تواند در دستیابی به اهدافشان به آن‌ها کمک کند. این شرایط متفاوت شامل اضافه کاری، ساعت خروج، شیفت‌های کاری و بسیاری از مؤلفه‌های دیگر است. این موضوع بدان معناست که بخش‌های مختلف، سیاست‌های حضور و غیاب متفاوتی خواهند داشت. با این حال شما نمی‌توانید تمام خط مشی‌ها و میزان پایبندی کارمندان به آن‌ها را پیگیری کنید. در این میان یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد، این مشکل را برای همیشه از میان برمی‌دارد.
به این ترتیب شما می‌توانید برای تک تک کارمندان خود با توجه به بخشی که در آن کار می‌کنند، سیاست‌های متفاوتی را در نظر بگیرید. تاریخچه جامع حضور و غیاب یک سیستم نرم‌افزاری یا تحت وب به شما نشان می‌دهد آیا کارمندی این خط‌مشی را نقض کرده یا به آن پایبند است. علاوه بر این، کارمندان می‌توانند از طریق پورتال سلف سرویس مختص کارمندان که بیشتر نرم‌افزارهای منابع انسانی با آن عرضه می‌شوند، خط مشی تعیین‌شده را بررسی کنند.
-
مدیریت گردش کار
با توجه به اینکه سیستم مدیریت حضور و غیاب به مدیریت منابع انسانی کمک می‌کند به داده‌های لحظه‌ای و دقیق دسترسی پیدا کند، بهتر می‌توانند ساعات کاری کارمندان را تأیید و رد کنند. در عین حال کارمندان می‌توانند ساعات حضور و غیاب خود را بررسی کنند و برنامه‌ریزی بهتری برای تعداد مرخصی‌های خود داشته باشند.
سخن پایانی
اگر مسئول محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد در یک سازمان یا شرکت هستید، می‌دانید که پیگیری دقیق زمان فعالیت و حضور و غیاب کارکنان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. این موضوع با ظهور گزینه «دورکاری» نیز دشوارتر از قبل شده است. درحالی‌که امروزه راه‌حل‌های زیادی در بازار وجود دارد که امکان بررسی آسان‌تر ساعات کاری کارمندان را در اختیارتان می‌گذارد. در این مقاله سعی کردیم با بررسی اهمیت سیستم حضور و غیاب در سازمان‌ها و همچنین مزایای کلیدی آن در مقایسه با روش دستی سنتی، به شما کمک کنیم. امیدواریم مطالب ذکرشده مفید بوده باشد.
