هیچ شرکت، سازمان یا کسب و کاری بدون داشتن یک مدیریت خوب و قوی نمی‌تواند پیشرفت کند و حتی نمی‌تواند سر پا باشد! اینکه مدیر یک مجموعه، شرکت یا کسب و کار وظیفه اصلی مدیریت را به‌خوبی بداند، می‌تواند مواضع بهتری درباره ارتباط با آدم‌ها در محیط کار و هدایت آن‌ها به سمت هدفی که دنبال می‌کند داشته باشد. همچنین آشنایی با وظایف مدیریت، به مدیران کمک می‌کند در حیطه کاری خود موفق‌تر عمل کنند و درک صحیحی از موقعیت‌های متنوع سازمان یا کسب و کار خود داشته باشند و بتوانند آن‌ها را به‌طور صحیح و مؤثری کنترل و هدایت کنند.
قطعاً مدیران بی‌برنامه، تمامیت‌خواه و غیرمنعطف مدیران خوب و موفقی به حساب نمی‌آیند، بلکه مدیر موفق مدیری است که تعادل را رعایت کند، انعطاف‌پذیر باشد، هدف او پیشرفت جمعی باشد، خلاق باشد، به‌دنبال توسعه مهارت‌های فردی و جمعی باشد، افراد را متناسب با هدفی که مجموعه یا سازمان دنبال می‌کند کنترل کند و نگرشی دموکراتیک، انسان‌گرایانه و تعاملی در ارتباط با عوامل کسب و کار یا سازمان داشته باشد. اگر می‌خواهید وظایف اصلی مدیریت، مفهوم مدیریت، ویژگی‌ها و وظایف مدیران خوب و موفق و مسائل این‌چنینی را به‌خوبی درک کنید، تا انتهای این مطلب را مطالعه کنید.
مدیریت چیست؟
در تعریف مفهوم مدیریت باید بگوییم مدیریت فرایندی است که طی آن شخص یا گروهی از اشخاص اقدام به هدایت هدفمند و مسئولانه یک مجموعه یا کسب و کار می‌کنند. درحقیقت هدایت اولین و مهم‌ترین عنصر در زمینه مدیریت است. هدایت افراد مشغول به کار در سازمان یا مجموعه تنها به معنای کنترل کردن آن‌ها نیست، بلکه کنترل مجموعه درحقیقت بخشی از فرایند مدیریت آن مجموعه به حساب می‌آید. این هدایت کاملاً هدفمند است و در راستای موفقیت و رشد سازمان یا مجموعه صورت می‌گیرد.
[irp posts=”12012″ ]
وظیفه اصلی مدیریت در هدایت مجموعه این است که بتواند اهداف را مشخص کرده و راه‌های رسیدن به اهداف را نیز مشخص کرده و بین آن‌ها تعادلی ایجاد کند. مسئولیت مدیر تنها تصمیم‌گیری درباره اهداف و دستور دادن به اعضا نیست، بلکه او باید راهکارهایی برای رسیدن به اهداف را ارائه و اجرا کند، پیامدهای حاصل از آن را بپذیرد و به تحلیل جایگاه آن در سازمان بپردازد.
مدیران ممکن است در موقعیت‌های مختلفی قرار بگیرند و بارها و بارها شرایط خاصی را تجربه کنند. همچنین ممکن است کسب و کار یا سازمان در بحران‌های ویژه‌ای قرار بگیرند. یک مدیر خوب و آگاه می‌تواند در چنین مواقعی تصمیم‌های صحیح و قاطع بگیرد. در عین حال باید انعطاف‌پذیر باشد و همیشه برای موقعیت‌های خاص، آمادگی کافی داشته باشد. درحقیقت یکی از وظایف اصلی مدیر خوب این است که بتواند نه‌تنها در مواقع عادی بلکه در شرایط بحرانی نیز کسب و کار یا سازمان را به‌خوبی اداره کند.
وظیفه اصلی مدیریت چیست؟
یک مدیر کاردان اقداماتی انجام می‌دهد که با وجود اینکه ممکن است این اقدامات متنوع و زیاد باشند، سعی می‌کند هریک از آن‌ها را با سایر اقدامات هماهنگ کند. رفتار مدیر باید چندبعدی باشد و هریک از بعدها را به بهترین شکل ممکن به اجرا درآورد. درحقیقت مدیران تک‌بعدی، مدیران چندان موفقی نیستند. وظایف اصلی مدیریت به شرح زیر است:
- برنامه‌ریزی: مهم‌ترین و اصلی‌ترین وظیفه مدیریت برنامه‌ریزی صحیح است. هر کسب و کار، مجموعه و یا سازمانی، علاوه بر اینکه برنامه‌هایی جامع و راهبردی برای کل سیستم خود دارد، به‌صورت جزئی و تفکیک‌شده برای هر بخش نیز برنامه اجرایی مجزایی نیاز دارد. تمام این برنامه‌ها، باید بتوانند آینده کسب و کار یا سازمان را نیز پیش‌بینی کرده و از همه مهم‌تر کاملاً انعطاف‌پذیر باشند.
مهم‌ترین وظیفه یک مدیر این است که بتواند برنامه‌ریزی صحیح و اصولی در راستای رسیدن به رشد بالندگی و موفقیت مجموعه تحت مدیریت خود داشته باشد. برنامه‌ریزی باید در راستای اهداف سازمان اما با پیش‌بینی تغییرات و تحولات انجام بگیرد تا بتواند به رشد سازمان کمک کند. بسیاری از مدیران از همین تغییرات برای رشد سازمان خود استفاده می‌کنند.
- سازمان‌دهی: از دیگر وظایف اصلی مدیریت این است که برای اجرای برنامه‌های خود که آن‌ها را از پیش تعیین کرده است، سازمان‌دهی مناسبی داشته باشد. سازمان‌دهی به معنای ایجاد ساختار، تعیین مرزها و نقش‌ها در مجموعه، سازمان یا کسب و کار است.
- کارگزینی: از مهم‌ترین وظایف مدیر این است که بتواند در بخش کارگزینی مؤثر عمل کند. کارگزینی شامل مصاحبه با نیروها و کارمندان، استخدام آن‌ها، کارآموزی و تأمین شرایط لازم برای کار آن‌هاست. کارگزینی و انتخاب صحیح کارکنان می‌تواند سبب رشد، پیشرفت و قدرت گرفتن یک سازمان شود یا آن را به اضمحلال و ضعف بکشاند.
مدیریت مجموعه، اهداف را شناسایی می‌کند، چالش‌های پیش رو را می‌سنجد و می‌تواند راهکارهایی مناسب برای گذشتن از چالش‌ها و رسیدن به اهداف تعیین و اجرا کند؛ بنابراین می‌تواند تشخیص دهد که چه افرادی و به چه نحوی و در چه سمتی می‌توانند به مجموعه تحت مدیریت او برای رشد و بالندگی و رسیدن به اهدافش کمک کنند.
- هدایت: از دیگر وظایف مدیریت این است که بتواند با تصمیم‌گیری‌های صحیح و به‌موقع در موقعیت‌های مختلف و خطیر، تیم را به سمت هدف خود هدایت کند. مدیر باید بتواند کارمندان را آگاهانه در موقعیت‌های مختلف به پیش ببرد و هدایت کند، بی‌آنکه خللی در ساختار مجموعه ایجاد شود.
- هماهنگی: از مهم‌ترین و مشکل‌ترین وظایف مدیریت این است که بتواند بین منابع انسانی و مادی مجموعه یا سازمان برای رسیدن به اهداف خاص سازمان هماهنگی ایجاد کند. این ایجاد هماهنگی یکی از مهم‌ترین اهداف اداره یک مجموعه است و اهمیت آن در جایی آشکار می‌شود که مجموعه با بحران یا چالشی رو‌به‌رو شود. بدون هماهنگی مناسب کارکنان مجموعه، نمی‌توان انتظار داشت که بتواند از بحران یا چالش به شکل مناسب و صحیح عبور کند.
- تهیه گزارش: تهیه گزارش از وظایف اصلی مدیریت است. مدیر باید بتواند اطلاعات را تحلیل کند و با تحلیل این اطلاعات، چالش‌های پیش رو را پیش‌بینی کرده، درک خوبی از چالش‌های گذشته داشته باشد و بتواند به‌خوبی مسائل پیش رو را حل کند. درحقیقت تهیه گزارش از ارکان اصلی مدیریت حرفه‌ای است.
- بودجه‌بندی صحیح: از دیگر وظایف اصلی مدیریت این است که بتواند برای بخش‌های مختلف کسب و کار و یا سازمان خود، بودجه‌بندی صحیحی تعیین کند. اینکه مدیر پول هنگفت و زیادی در دسترس داشته باشد و بتواند از طریق آن طرح‌ها را اجرا کند، مهارت او را نشان نمی‌دهد، بلکه مدیر ماهر کسی است که با حداقل امکانات مالی، بتواند به موفقیت‌های بزرگی دست پیدا کند. برای این هدف لازم است که مدیران دارای دید اقتصادی صحیحی باشند.
شرح وظایف اصلی مدیریت در سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف
اصول مدیریت در سازمان‌ها ممکن است در مقایسه با هدفی که آن سازمان دنبال می‌کند، ویژگی‌های فردی کارمندان، نوع کسب و کار و عملکرد سازمان مربوط و شرایط محیطی، بحران‌ها و چالش‌های پیش رو کاملاً متفاوت باشد، اما وظایف اصلی مدیریت در کسب و کارها معمولاً ثابت هستند و از الگوهای ثابتی تبعیت می‌کنند.
اجرای صحیح همین وظایف است که می‌تواند از یک مدیر، مدیری معمولی بسازد یا او را به یک مدیر نمونه و موفق در حیطه کاری خود تبدیل کند؛ بنابراین می‌توان گفت هر مدیر خوب و موفق با توجه به وظایف اصلی کسب و کار یا سازمان مورد اداره خود می‌تواند شیوه مدیریت مخصوص به خود را داشته باشد و آن را در راستای دستیابی به اهداف مشخص سازمان یا کسب و کار مورد اداره خود به کار ببرد.
مهارت‌ها، اهداف و ویژگی‌های لازم برای مدیران
مدیران موفق دنیا در تمام سازمان‌ها و کسب و کارها، مهارت‌ها، ویژگی‌ها و وظایف به‌خصوصی دارند که در ادامه به شرح هر یک از آن‌ها خواهیم پرداخت.
اهداف و ویژگی‌های لازم برای مدیران
اهداف و ویژگی‌های مدیریتی را می‌توان در چند مورد خلاصه کرد:
- کارآمدی: از وظایف اصلی مدیریت می‌توان به هدایت فرایند کار به شکلی کارآمد و اثربخش اشاره کرد. اداره کردن سازمان، هنگامی کارآمد و مفید است که بین افراد و اجزای مختلف سازمان یک ارتباط مؤثر و کارآمد برقرار باشد. این ارتباط کارآمد را مدیر موفق ایجاد می‌کند؛ بنابراین تعامل با دیگران و ارتباط منابع انسانی مؤثر می‌تواند برای دستیابی به هدف، اهمیت ویژه‌ای داشته باشد. یک مدیر موفق برای هدایت کارآمد تیم خود باید تعامل مناسب و کارآمدی با اعضای تیم ایجاد کند.
- بهینه‌سازی: بهینه‌سازی به معنای دستیابی به هدف یا اهداف سازمان با صرف حداقل انرژی است. از وظایف اصلی مدیریت این است که این بهینه‌سازی را در سازمان یا کسب و کار برقرار کند. به این صورت که با ایجاد حداکثر میزان رفاه و رضایت برای اجزای مجموعه و کارمندان و همچنین کارفرمایان بتواند به مطلوب‌ترین نتیجه دست پیدا کند و مشتری خدمات یا کسب و کار بهترین نوع کالا یا خدمات را از مجموعه دریافت کند.
- استفاده مناسب از منابع: از مهارت‌ها و ویژگی‌های یک مدیر موفق این است که بتواند از منابعی که در دسترس دارد، بدون اینکه فرسایش آن‌ها را به‌سرعت بیندازد حداکثر استفاده را داشته باشد. برای دستیابی به این هدف، مدیر باید منابع در دسترس خود را به‌خوبی بشناسد و راه استفاده صحیح و مناسب از این منابع را بلد باشد.
- مهارت حل مسئله: مهم‌ترین مهارتی که یک مدیر باید از آن برخوردار باشد، این است که بتواند مسائل را به‌راحتی حل کند. درحقیقت فرایند حل مسئله از مدیریت جدا نیست. به‌خصوص در سازمان‌ها یا کسب و کارهایی که منابع کمیابی دارند یا حوزه کاری آن‌ها مدام در حال تغییر و تحول است، این حل مسئله بیشتر به چشم می‌آید.
وظایف و خصوصیات یک مدیر موفق
وظایفی که در بالا برای یک مدیر گفتیم، وظایف اصلی مدیریت هستند که شرط لازم هر مدیر برای اداره کسب و کار یا سازمان هستند، اما وظایف دیگری نیز برای مدیریت وجود دارد که سبب می‌شود مدیرانی متمایزتر و موفق‌تر از سایر مدیران باشند. در شیوه مدیریت مدرن، مفاهیم و راهکارهای جدیدی به وظایف مدیریتی اضافه شده‌اند که سبب موفقیت بیشتر آن‌ها می‌شوند. این وظایف به شرح زیر هستند:
- ارتباطات: یک مدیر موفق و خاص، شبکه‌ای از ارتباطات میان آدم‌ها برقرار می‌کند. این ارتباط با آدم‌ها برای او سرمایه‌ای اجتماعی است که بسیار پایدارتر و مؤثرتر از هر سرمایه مالی در سازمان عمل می‌کند. مدیران منفعل به‌هیچ‌عنوان مدیران موفقی نیستند.
- نگرش تیمی: در دنیای مدیریتی مدرن امروز، سهیم کردن تمام کارمندان در نتایج خوب و موفق و شرکت دادن آن‌ها در پذیرش مسئولیت نتایج نامطلوب و ناموفق سبب ایجاد همدلی میان تمام اجزای مجموعه می‌شود. به‌کمک این همدلی، کار تیمی نیز مفهوم ویژه‌ای پیدا می‌کند و هریک از افراد به‌صورت انفرادی موفقیت شخصی خود را در گرو موفقیت شخصی سایر اعضا و مجموعه می‌بینند. ایجاد این نگرش تیمی و همدلی از وظایف یک مدیر موفق است.
- همکاری مؤثر: اینکه یک مدیر بتواند بین اعضای گروه خود در کسب و کار یا سازمان، ایجاد همکاری مؤثر کند، از وظایف بسیار مهم و اصلی او برای پایداری و پویایی سیستم تحت مدیریت اوست. این یکی از سایر وظایفی است که از او یک مدیر قدرتمند، توانا و موفق می‌سازد. مدیر موفق باید برای ایجاد این همکاری و همفکری بین اعضای تیم خود برنامه‌ریزی صحیحی داشته باشد. او با روی باز نظرات خلاقانه کارمندانش را می‌شنود و می‌پذیرد. این نوع مدیر، بسیار ریسک‌پذیر است و از اجرای ایده‌های نوآورانه هراسی ندارد.
- ایجاد تعامل: اینکه مدیران دارای صراحت بیان باشند، اصلی حیاتی برای آن‌ها به شمار می‌رود. البته نباید صراحت بیان را با رفتاری دستوری، خشک و توهین‌آمیز که سبب بی‌انگیزگی و ایجاد خشم در بین کارمندان سازمان می‌شود اشتباه گرفت و اصلاً به این معنا نیست.
[irp posts=”11526″ ]
صراحت باید همراه با صداقت باشد و سبب ایجاد صداقت بین مدیر و کارمندان شود. صداقت است که از ایجاد فرسایش در سازمان پیشگیری می‌کند و به همین صورت راه برای تعامل بین افراد باز می‌شود. یک مدیر خوب، انتقاد را با روی باز می‌پذیرد و آن را سبب آسیب رسیدن به پایه‌های اقتدار خود به‌عنوان مدیر نمی‌داند. او منتقدان را دوست خود می‌پندارد، به انتقادهای سازنده آن‌ها توجه می‌کند و اهمیت می‌دهد، تا بتواند حضور خود را برای دیگران به‌منزلة مؤثرترین فرد مجموعه به اثبات برساند.
- آموزش، ارتقا و پیشرفت کارمندان: کارمندان یک مدیر موفق، مدام در حال یادگیری و ارتقای دانش خود هستند. آن‌ها از روند کار و فهم تغییرات شرایط می‌توانند چیزهای زیادی بیاموزند و در جهت موفقیت و رشد مجموعه گام بردارند. ایجاد این شرایط مشروط به این است که خود مدیر علاقه‌مند به یادگیری باشد، دانش خود را مدام به‌روز کند و به این طریق کارمندان را به رشد و آموزش بیشتر علاقه‌مند کند.
یک مدیر موفق اطلاعات کافی از تمام بخش‌های تحت مدیریت خود دارد و می‌تواند تشخیص دهد کدام بخش‌ها به آموزش بیشتری نیاز دارند تا کارمندان آن‌ها بتوانند توانایی‌های بیشتری را به سازمان نشان دهند. توانمندسازی کارمندان فرایندی است که نه‌تنها سبب رشد کل مجموعه می‌شود بلکه بخشی از مسئولیت اجتماعی هر مدیر موفق و کارآمد است.
آموزش، ارتقا و پیشرفت کارمندان می‌تواند سبب شود که کارمندان باانگیزه باشند، به کار در مجموعه علاقه نشان دهند و برای محیط کاری ارزش خلق کنند. این امر سبب می‌شود کاری را که کارمندان انجام می‌دهند معنادارتر باشد. آن‌ها به این طریق، ارزش انسانی خود را می‌فهمند و متوجه می‌شوند بعد انسانی حضور آن‌ها در مجموعه تا چه اندازه مفید و مؤثر است.
سخن پایانی
مدیر موفق کسی است که وظایف اصلی مدیریت را بداند و بتواند آن‌ها را برای اتخاذ صحیح تصمیم‌ها، دستیابی راحت‌تر به اهداف و گردش تمام امور به کار ببندد. او باید توانایی حل مسئله داشته باشد و با روش‌های مدیریت افراد در محیط کار بیگانه نباشد. بهینه‌سازی، ایجاد همدلی، آموزش و ارتقای کارمندان، تعامل، همکاری، ایجاد ارتباط مؤثر بین کارمندان، هماهنگی، تهیه گزارش، هدایت کارمندان، کارگزینی و استخدام، سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی از وظایف مهم یک مدیر موفق و خوب هستند.
همچنین ویژگی‌های یک مدیر خوب کارآمدی، بهینه‌سازی، حل مسئله و کاربرد صحیح منابع دردسترس است. اگر می‌خواهید مدیر موفقی باشید باید خود را مانند کارگردانی در نظر بگیرید که باید در جریان همه کارها قرار بگیرید. ایجاد نظم و ترتیب در کارها، ارائه راهکارها و اجرای آن‌ها برای حل مسائل، ایجاد همکاری و همدلی بین تمام اجزای مجموعه برای دستیابی به هدف مشترک آن از خصوصیات و وظایف اصلی شما به‌عنوان یک مدیر مدبر و داناست.
توجه داشته باشید که شما در جایگاه مدیر، نقش بسیار مؤثر و حیاتی در مجموعه ایفا می‌کنید. نحوه رفتار شما می‌تواند فضای کار را تشکیل دهد، بر شخصیت و انگیزه تمام کارمندان تأثیر بگذارد و درنهایت به موفقیت یا عدم موفقیت در رشد و دستیابی به اهداف سازمان منجر شود.
