کسبوکارها و بیزنس‌هایی که می‌خواهند کارامدی خودشان را بالا ببرند به تعریف و پیاده‌سازی ساختارهای سازمانی دقیق برای خودشان نیاز دارند. انتخاب و اجرایی‌کردن این ساختارها به ابعاد سازمانی یا شیوه عملکرد آن بستگی دارد و به واسطه این ساختارها آن‌ها می‌توانند از رقیبانشان پیشی بگیرند. آگاهی از سلسله مراتب شرکت یا سازمان به شما در اجرایی کردن وظایف و پروژه‌های و دستوراتی که از شما انتظار می‌رود،یاری می‌رساند. در نهایت می‌توان گفت که ساختار سازمان برای ارزیابی عملکرد کارکنان طراحی می‌شود. در این مقاله از نانوواچ قصد داریم به مفهوم ساختار سازمانی و انواع آن بپردازیم. با ما همراه باشید.
ساختار سازمانی چیست؟
اولین سوالی که در ذهن هر کس بعد از شنیدن عبارت ساختار سازمانی ایجاد می‌شود این است که این عبارت چه معنا و مفهومی دارد؟ ساختار سازمانی به معنای تقسیم‌بندی فعالیت‌ها و نقش افراد در سازمان‌ها است. به واقع ساختار یا چارت سازمانی وظیفه هر کدام از کارکنان و مسئولیت‌های مختلف در داخل یک شرکت را مشخص می‌کند. هر چه این ساختار منظم‌تر و سازمان‌یافته‌تر باشد کارامدی شرکت هم بیشتر خواهد بود. به طور کلی 4 نوع از انواع ساختار سازمانی عبارتند از ساختارهای عملکردی، ساختار سازمانی ماتریسی و ساختارهای تقسیم شده که در ادامه با همر کدام از آن‌ها آشنا می‌شویم.
ساختار سازمانی چه تاریخچه‌ای دارد؟
حالا که می‌دانید ساختار سازمانی چیست بهتر است نگاهی هم به تاریخچه و پیشینه آن بیندازیم. ساختارهای سازمانی از زمان شکارچیان قدیمی و در قبایل بدوی وجود داشتند. اما چیزی که امروز به عنوان سازمان می‌شناسیم ابتدا در ایالات متحده و بعد از جنگ‌های داخلی در این کشور ایجاد شد. در این دوران کسب‌وکارهای کوچک زیادی به وجود آمدند که به ساختار سازمانی شرکت خود توجهی نداشتند. با کامل شدن بعضی از این کسب و کارهای کوچک و تبدیل آن‌ها به واحدهای بزرگ‌تر، آن‌ها متوجه شدند که برای منظم‌تر شدن کارها و کارامدتر شدن و استفاده بیشتر از منابع انسانی خود باید یک ساختار سازمانی داشته‌باشند.
[irp posts=”9214″ ]
بعد از آن کسبوکارها شروع به استفاده از ساختارهایی با سطوح مدیریت و سلسله مراتب ساختاری مختلف کردند که کارگران را در انتهای سلسله مراتب قدرت قرار دادند. با این حال بعد از جنگ جهانی دوم خیلی از شرکت‌ها متوجه شدند که اگر از ساختار سازمانی فلت استفاده کنند و از نظرات کارکنان در همه سطوح استفاده کنند می‌توانند موفق‌تر و خلاق‌تر باشند. هنوز هم خیلی از سازمان‌های تجاری برای ایجاد تعادل بین قدرت مدیریت و دادن اختیار بیشتر به کارگران هستند.
ساختار سازمانی چه مزایای دارد؟
داشتن ساختار سازمانی مشخصا فواید زیادی دارد که در ادامه برخی از آن‌ها را می‌خوانیم.
- تصمیم‌گیری سریع‌تر
- مدیریت بهتر شعبه‌ها و واحدهای سازمانی
- افزایش بهره‌وری
- بهبود عملکرد کارکنان
- پرهیز از کارهای تکراری
- کاهش تعارض بین کارکنان
- ارتباطات بهتر
فرایند طراحی ساختار سازمانی چیست؟
حالا که می‌دانید ساختار سازمانی چه مفهومی دارد، زمان آن رسیده است که به شیوه طراحی ساختار سازمانی هم پی ببریم. زمانی که فهمیدید کسب و کار شما چطور به موفقیت پیش رو رسیده است آماده هستید تا ساختار سازمانی خود را ایجاد کرده یا تغییر شکل دهید.
فرایند کلی طرحی ساختار سازمانی به شیوه زیر است:
- برای آینده برنامه‌ریزی کنید
از خودتان بپرسید که برای بیزنس‌تان چه آینده‌ای را متصور هستید؟ چه کارهایی را می‌خواهید انجام دهید که هنوز نکرده‌اید؟ تا جایی که می‌توانید برای آینده برنامه‌ریزی کنید. این برنامه برای سازمان‌های جدیدتر 3 تا 5 سال آینده را پوشش می‌دهد. اما برای سازمان‌هایی که طول عمر بیشتری دارند می‌تواند شامل 10 سال آینده یا بیشتر باشد.
- نگاهی به گذشته داشته باشید
از شیوه نحوه همکاری ادارات یا تیم‌ها و از موفقیت‌ها و شکست‌های عبرت بگیرید. مثلا آیا بخش‌های خاصی در سازمان چالش‌هایی با هم دارند؟ آیا سیستم گزارش سازمانی شما باعث ایجاد رقابت بین برخی از تیم‌ها شده است؟ اشکالاتی که در گذشته وجود دارند می‌توانند جلو پیشرفت‌های شما در آینده را بگیرند.
- ساختار سازمانی خود را ایجاد کنید
بدون در نظر گرفتن اسم‌ها ساختار سازمانی ایجاد کنید. در این مرحله باید تمرکزتان روی روند کاری کارآمد، رسیدن به اهداف تجاری و خدمت بهتر به مشتریان باشد. روش‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید با آن‌ها کارمندان‌تان را سازماندهی کنید.
- بر اساس عملکرد
- بر اساس ناحیه
- بر اساس خط تولید
- سازمان شما می‌تواند عمودی، سلسله مراتبی، ساختار سازمانی فلت یا ساختار سازمانی ماتریسی باشد.
- می‌توانید از نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی سازمانی برای رسیدن به اهدافتان استفاده کنید.
- نمودارهای سازمانی داده محور طراحی کنید.
- چشم‌انداز پویاتر و تعاملی‌تر از شرکت‌تان به دست بیاورید.
- تاثیر تغییرات را همزمان ببینید.
- تصمیمات آگاهانه بگیرید.
- برای هر موقعیت یا هر باکس یک لیست از 5 تا 6 مورد که مسئولیت‌های شغلی را توصیف می‌کند، تهیه کنید.
- افراد را به این ساختار سازمانی اضافه کنید
بعد از این‌که ساختار سازمانی خود را مشخص کردید در صورتی که در سازمان شما پرسنلی وجود دارد که مشغول به کار هستند نام آن‌ها را هم اضافه کنید. تصمیم‌گیری عینی در خصوص این که یک کارمند برای نقش تعریف شده مناسب است یا نه از یک طرف واجب است و از طرف دیگر دشوار. اگر کارمندی مانند قبل برای نقش خاصی مناسب نیست می‌توانید افراد دیگری را جایگزین کنید.
برای سازماندهی پرسنل هم می‌توانید طرحی اجرا کنید. همچنین مطمئن شوید که هر کارمند در جایگاه درست قرار گرفت است و به اندازه کافی صلاحیت جایگاه خود را داشته باشد. کارمندان شما باید سطح مهارت کافی با سمت خود و تمایل کافی به ایفای نقش خود را هم داشته باشند و برای انجام وظایف‌شان مشتاق باشند. اگر کارمند شما مهارتی که می‌خواهید را ندارد می‌توانید برای آموزش او سرمایه‌گذاری کنید. در صورتی که کارمند شما تمایلی برای انجام کارها ندارد و اصلا به کار خود علاقه‌مند نیست بهتر است به فکر جایگزن کردن او با نیروی دیگری باشید.
- تعادل بین اقتدار و مسئولیت
کارمندان شما در هر سطحی که باشند باید به اندازه متعادلی اقتدار و مسئولیت داشته‌باشند. در غیر این صورت ممکن است احساس ناتوانی و ناامیدی کنند.
- داده‌ها و معیارهای کارمندان را اضافه کنید
بعد از ایجاد ساختار سازمانی یک نکته دیگر را هم باید مد نظر قرار دهید و آن هم این است که باید معیارهای کلیدی را به نمودار سازمان خود اضافه کنید تا تصویری جامع از فرد مشخص شده در هر نقش به شما ارائه دهد. این کار ترتیبی می‌دهد که پیشینه جامعی از سازمان به دست بیاورید. این معیارها می‌تواند شامل رتبه‌بندی‌های سابقه‌ی شغلی و عملکرد باشد. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا:
- عوامل ریسک را بررسی کنید و بتوانید از قبل برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. برای مثال این‌که آیا در سازمان خودتان کارمندی دارید که عنوان شغلی و حقوقش با جایگاه شغلی او تناسب نداشته باشد؟ این شخص شاید بخواهد سازمان شما را ترک کند.
- دستاورد هر کارمند را مشخص کنید. سخت‌کوشی، وفاداری، پشتییبانی، متوسط‌بودن یا کارمندی که استحقاق ارتقاگرفتن و پیشرفت را دارد.
- در برنامه‌ریزی جانشین پروری شرکت کنید تا متوجه شوید که در صورت ارتقا یا ترک خدمت یک کارمند کدام کارمندان می‌توانند جانشین خوبی برای او باشند.
- مدیریت عملکرد دقیقی داشته‌باشید
بعد از طراحی ساختار سازمانی و اجرایی‌کردن مراحل قبلی حالا باید کارمندان را در طول سال مدام ارزیابی کنید و بیشتر از گذشته از ساختار سازمانی خودتان اطلاعات کسب کنید. این بررسی‌های دوره‌ای از ایجاد مشکلاتی که مانع رشد سریع سازمان می‌شوند هم جلوگیری می‌کنند. برنامه حضور غیاب به مدیران جهت مدیریت و سنجش عملکرد کارکنان کمک ویژه‌ای می‌کند.
- ساختار سازمانی خود را سالانه بررسی کنید
با این کار می‌توانید مطمئن باشید که برنامه‌ریزی شما در 12 ماه آینده به درستی انجام شده است. ساختار سازمانی شرکت شما باید یک روند تکاملی داشته باشد نه یک روند ثابت.
آیا ساختار سازمانی شما هنوز هم نشان‌دهنده شیوه کسب و کار شما و آن چیزی که نیروی کارتان نیاز دارد، است؟
آیا هیچ یک از اهداف تجاری شما عوض شده‌اند؟ آیا ساختار سازمانی شما نیاز به تغییر دارد؟
آیا رابطه کاری بین بعضی از بخش‌های سازمان کارایی کافی را ندارد؟
آیا به نیروی کار جدید نیاز دارید؟ در کدام بخش‌ها و چرا؟
آیا می‌خواهید یک بخش جدید به سازمان‌تان اضافه کنید؟
آیا بدون اضافه کردن لایه‌های غیرضروری می‌توانید سازمان را رشد دهید؟
انواع ساختار سازمانی
حالا که با مفهوم ساختار سازمانی را متوجه شدید وقت آن رسیده است که با انواع ساختار سازمانی آشنا شوید. احتمالا تا حالا نمودار یا چارت سازمانی شرکت‌تان را دیده‌اید. همه ما می‌توانیم حدس بزنیم که این چارت چطور به نظر می‌رسد. نمودارهای سازمانی معمولا یک هرم هستند که مدیران در بالا قرار دارند و با خطوطی به مدیران میان رده و در نهایت به کارمندان متصل شده‌اند. اما همه شرکت‌ها نمی‌توانند ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی داشته‌باشند. در ادامه 7 نوع از انواع ساختار سازمانی را بررسی می‌کنیم.
- ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی
نمودار سازمانی هرمی سلسله‌مراتبی همانطور که قبلا اشاره کردیم رایج‌ترین نوع ساختار سازمانی است. زنجیره فرمان از بالا به پایین است و هر کارمند یک سرپرست دارد.
- ساختار عملکردی
این ساختار مانند ساختار سلسله‌مراتبی است و با موقعیت‌هایی با بالاترین سطح مسئولیت از بالا شروع شده و به پایین می‌آید. عمدتا کارمندان باتوجه به مهارت‌هایی که دارند و میزان عملکردشان سازماندهی می‌شوند و هر بخش به صورت مستقل اداره می‌شود.
- ساختار سازمانی تقسیم شده
در این نوع ساختار بخش‌های مختلف سازمان منابع خودشان را کنترل کرده و هر بخش مانند یک شرکت مستقل عمل می‌کند. هر بخش می‌تواند برای خودش تیم بازاریابی، تیم فروش، تیم فناوری اطلاعات و غیره داشته‌باشد. این ساختار سازمانی برای شرکت‌های بزرگ عملکرد خوبی دارد چرا که به بخش‌های مختلف این امکان را می‌دهد که بدون این‌که همه مجبور به گزارش‌دهی باشند تصمیم‌های لازم را بگیرد.
- ساختار سازمانی ماتریسی
این ساختار مانند یک شبکه است. این نمودار نشان‌دهنده تیم‌های چندکاره هستند که برای پروژه‌های خاصی ایجاد شده‌اند. مثلا شاید یک مهندس در بخش مهندسی شرکت مشغول به کار باشد اما در پروژهای موقت هم مشغول به کار باشد. نمودار ساختار سازمانی ماتریسی هر دو این نقش‌ها و روابط سازمانی را پوشش می‌دهد.
- ساختار تیم‌محور
این نوع ساختار سازمانی ساختاری است که در آن کارکنان بر اساس تیم‌ها گروه‌بندی می‌شوند. ساختار سازمانی تیم‌محور برای حل ایرادات ساختار سلسله‌مراتبی سنتی و تمرکز بیشتر روی حل مسئله، همکاری و کنترل بیشتر کارمندان ایجاد شده است.
- ساختار سازمانی فلت یا مسطح
ساختار افقی برای شرکت‌هایی کاربرد دارد که بین کارمندان و مدیران آن اختلاف سطح وجود داشته‌باشد. خیلی از استارتاپ‌ها قبل از رشد و ایجاد بخش‌های مختلف ساختار سازمانی افقی دارند. البته بعضی از سازمان‌ها این ساختار را بعد از رشد هم حفظ می‌کنند. چرا که مشارکت کارمندان بیشتر می‌شود.
[irp posts=”10293″ ]
- ساختار سازمانی شبکه‌ای
درحال حاضر تعداد کمی از مشاغل هستند که کارشان را زیر یک سقف انجام می‌دهند. تعداد زیادی از فروشندگان، پیمانکاران فرعی و فریلنسرها در مکان‌های خارج از محل و دفاتر تابعه هستند که این وضع می‌تواند گیج‌کننده باشد. ساختار سازمانی شبکه‌ای تلاش می‌کند تا گسترش منابع را توضیح دهد. همچنین می‌تواند ساختار داخلی را توصیف کند که بیشتر مبتنی بر ارتباطات باز و روابط است تا سلسله مراتب.
جمع‌بندی
یک سازمان و شرکت به نسبت هدف و نوع کاری که دارد نیاز به ساختار سازمانی متفاوتی دارد که باید در راستای آن پیش برود. ساختارهای سازمانی مختلفی وجود دارند که چینش‌های متنوعی برای کارکنان در نظر می‌گیرند. انتخاب ساختار سازمانی مناسب و پیشبرد مسیر در راستای آن به شما کمک می‌کند تا در مسیر اهدافتان گام بردارید.
